Ottimizzare i tempi di lavoro sul web non è facile se non hai un metodo! In questo articolo ho stilato per te le 10 regole per farlo.

Se anche tu come me lavori nel mondo del web marketing e vivi la costante sensazione di non avere abbastanza tempo, queste 10 regole ti aiuteranno a ottimizzare i tuoi tempi di lavoro, incrementare la tua produttività e tenere a bada lo stress.

“Il regalo più grande che tu possa fare a qualcuno è il tuo tempo”

Tra lavoro in agenzia, clienti da gestire in proprio, personal branding e studio (perché chi lavora nell’ambito digital deve restare sempre aggiornato sulle novità di settore) la vita da freelance per chi lavora nel web marketing può trasformarsi in un vero e proprio incubo.

Se anche tu come me ti trovi spesso a vivere la costante sensazione di non avere mai abbastanza tempo per fare tutto quello che dovresti, sei nel posto giusto: oggi voglio condividere con te le mie 10 regole d’oro per ottimizzare i tempi di lavoro sul web, incrementare la creatività e riuscire a tenere sotto controllo lo stress.

Non ci credi?
Leggi l’articolo, prova ad applicare queste regole alla tua giornata di lavoro e fammi sapere com’è andata nei commenti!

10 regole d’oro per ottimizzare i tempi di lavoro sul web

1) L’organizzazione è la chiave del successo

Mi ripeto questa frase talmente tante volte al giorno che ormai è diventata un po’ il mio motto. Il lavoro, soprattutto nell’ambito del web marketing, è tutta una questione di struttura, ordine e pianificazione: non c’è niente che una mente ben organizzata non riesca a fare.

Al contrario, se non sei organizzato, prima mentalmente e poi concretamente, difficilmente riuscirai a ottimizzare i tuoi tempi di lavoro.

Il consiglio che ti do è di concederti una giornata libera per prendere coscienza del modo in cui suddividi il tuo tempo: fai una lista (anche mentale) di tutte le cose che normalmente fai in una giornata di lavoro tipo, oppure di tutte le collaborazioni e i progetti che segui, e assegna a ognuna di queste un giorno della settimana oppure un orario preciso della giornata.

Fai uno schema settimanale di tutte le tue lavorazioni per capire quanto tempo destinare a ognuna: se i tuoi impegni professionali eccedono le 8/10 ore al giorno forse stai davvero lavorando troppo, e devi tagliare qualcosa. In caso contrario, per ottimizzare i tuoi tempi di lavoro hai solo bisogno di organizzarti!

2) Crea un calendario di impegni settimanale

La prima cosa da fare è procurarsi una bella agenda in cui annotare tutti gli impegni della settimana: comincia alla fine della settimana precedente ad annotare gli impegni della settimana successiva e cerca di spalmare i tuoi impegni nell’arco dell’intera settimana e di distribuire le varie mansioni e attività in modo da non sovraccaricarti troppo.

Una volta finito avrai un colpo d’occhio su tutte le tue scadenze e potrai organizzarti per affrontare la settimana.

3) Crea delle to-do list quotidiane

Il calendario settimanale è necessario perché ti offre una visione di insieme, ma il miglior modo affrontare la giornata lavorativa è quello di creare delle to-do list quotidiane. Anche se hai organizzato tutta la settimana lavorativa infatti, ricorda che ci saranno sempre degli imprevisti: rispondere alle email, fare una piccola modifica a un articolo, condividere un post supplementare sui social, dedicarti a una lavorazione urgente e imprevista.

Queste attività trovano posto nelle tua to-do list quotidiana, per la quale ti consiglio di procurarti un taccuino a parte: fai un elenco in base alle priorità della giornata (urgentissimo, urgente, normale o anche “con possibilità di rimandare”) e spunta via via le varie voci una volta portate a termine le varie incombenze.

In questo modo sarai sicuro di non dimenticare niente, procederai con ordine e metodo e le perdite di tempo e le distrazioni saranno bandite!

4) Fai una cosa alla volta

Il multitasking è una delle prime cause di dispersione di tempo, risorse e energie preziose: rassegnati, non sei un supereroe. Non puoi fare più cose contemporaneamente (e anche se ci riuscissi chiediti come sarebbe la qualità del lavoro che produci): dedicati a una cosa per volta, falla per bene e la farai anche in fretta.

5) Non permettere a niente e a nessuno di distrarti

Definisci un tempo entro cui portare a termine una lavorazione o una parte di essa e non permettere a niente e a nessuno di distrarti durante quell’arco di tempo.

Sai che ogni volta che ti deconcentri ti servono più di 20 minuti per riprendere il filo e raggiungere gli stessi livelli di produttività?

Anche se quello che stai facendo in quel momento non ti fa impazzire, restare concentrato è l’unico modo che hai per evitare di perdere tempo.

6) Concediti delle pause frequenti

D’altra parte, non puoi certo pensare di passare tutta la giornata davanti al pc andando a mille all’ora. Una mente produttiva ha bisogno di prendersi numerose pause: non è necessario che siano pause lunghe, l’importante è che siano frequenti.

Un caffè con i colleghi, una passeggiata intorno all’isolato oppure, se non vuoi allontantarti dal pc, guardare un video su Youtube: sono tutte attività che ti aiuteranno a distendere la mente e a ripartire pochi minuti dopo con rinnovata energia.

7) Gestisci le tue energie

A volte non è il tempo a mancare, ma la voglia e la forza di fare: se questo è il tuo caso, probabilmente più che di ottimizzare i tuoi tempi di lavoro hai bisogno di gestire meglio le tue energie.

Se puoi, lavora nel momento della giornata che ti è più congeniale: molti creativi sono più attivi e produttivi durante la notte. Le persone molto organizzate invece preferiscono lavorare di primo mattino. Che tu appartenga alla prima o alla seconda categoria non importa: se puoi, scegli di lavorare quando sai di dare il meglio.

Quando inizi una giornata di lavoro, dedicati prima di tutto alle lavorazioni meno gradite, quelle che non ti piacciono o che ti annoiano, perché hai bisogno di più energie per affrontarle. A fine giornata dedicati alle attività che ti piacciono: vedrai che, se ami il tuo lavoro, la voglia di fare ti tornerà intatta come al mattino!

Il personal branding? Io lo faccio nei tempi morti: dai un’occhiata a Twitter e Instagram mentre sei al bar, rispondi ai commenti su Facebook mentre aspetti l’autobus… insomma, approfitta di ogni piccola attesa per dedicare un po’ di tempo a te e alla tua immagine online.

Durante la giornata alterna compiti noiosi a compiti creativi, compiti semplici a compiti più complessi: diversificare il lavoro è buon modo per non annoiarsi e mantenere buoni ritmi produttivi.

8) Apri le porte al cambiamento

Non hai idea di quanto tempo perdiamo ogni giorno per evitare di fare cambiamenti: siamo inconsciamente rassicurati dalle abitudini, per questo tendiamo spesso a evitare cambiamenti, anche piccoli, e continuiamo a lavorare seguendo schemi sbagliati e procedure obsolete e che ci fanno perdere tantissimo tempo.

Niente di più sbagliato: soprattutto se lavori nel mondo del web, l’apertura mentale non è un lusso, è una necessità. Il settore si evolve alla velocità della luce e praticamente ogni giorno vengono creati nuovi tool e rilasciate nuove feature, pensate proprio nell’ottica di facilitare e migliorare il tuo lavoro: devi essere pronto a cambiare il tuo modo di lavorare.

La flessibilità è d’obbligo: ti permetterà di svecchiarti, restare al passo coi tempi e soprattutto ti farà risparmiare tempo.

9) Non farti prendere dall’ansia

Un mio collega dice sempre che il nostro lavoro è bello anche perché, tutto sommato, non salviamo vite umane: con questo non voglio dirti che devi prenderlo sottogamba o che non ci siano responsabilità, anzi.  Semplicemente, rilassati: come ti ho detto prima, il web è in costante evoluzione, e le sperimentazioni e quindi anche gli errori sono dietro l’angolo. Non aver paura di sbagliare: se anche dovesse succedere, avrai la possibilità di rimediare!

Impara a procrastinare: non cedere alla tirannia dell’urgenza che domina in questo settore. Ogni cosa ha i suoi tempi e soprattutto per fare un lavoro di qualità c’è bisogno di tempo. Cerca di farlo capire ai tuoi clienti e vedrai che pian piano impareranno ad apprezzare la differenza tra un lavoro ben fatto e uno fatto…durante un attacco d’ansia.

10) Impara a dire no e a delegare

Chiediti quanto tempo dedichi ogni giorno ad attività che non vorresti o che non dovresti  fare: liberatene imparando a dire no e a delegare. Delegare non è una brutta cosa: se credi che ci siano cose che tu non dovresti fare e pensi che un’altra persona le farebbe meglio di te, non aver paura di farlo presente.

Questo vale soprattutto se lavori in agenzia o ti trovi spesso a collaborare con altri freelance: è importante che ognuno conservi il suo ruolo e che lo eserciti al meglio. Non puoi e non devi saper fare tutto, e soprattutto non puoi e non devi fare tutto da solo!

Lo ha detto anche Steve Jobs:

“Avere focus significa dire “no” alle altre 100 attività che potresti fare. L’innovazione è dire “no” a 1000 altre idee”.

Last but not least: Dici stop al perfezionismo

Lo so, è difficile da accettare, soprattutto se sei un po’ nevrotico come me. Ma rassegnati: non tutto può essere sempre perfetto, nel lavoro come nella vita.

Il mondo del web è in costante divenire e dunque perennemente imperfetto: se fai questo lavoro devi accettare le imperfezioni come parte del gioco. Non aver paura di sperimentare e se commetti degli errori durante il percorso, pazienza, vorrà dire che farai meglio la prossima volta.

Inseguire una perfezione impossibile da raggiungere non farà altro che stressarti: prova invece a vedere gli errori come occasioni di migliorarti costantemente e vedrai che il mondo tornerà a sorriderti. Senza contare che risparmierai tutto quel tempo che altrimenti avresti perso a cercare di perfezionare spasmodicamente un lavoro che andava bene già due ore prima.

Se sei arrivato a leggere fin qui… spero che tu abbia la sensazione di aver impiegato bene il tuo tempo!

Ora prova a mettere in pratica queste 10 regole d’oro per ottimizzare i tuoi tempi di lavoro sul web e fammi sapere come va: aspetto la tua opinione e la tua esperienza nei commenti!