Asana: uno strumento utile per l’organizzazione aziendale
Asana è una piattaforma per la gestione di diversi progetti in una realtà aziendale. È stata fondata nel 2008 da Dustin Moskovitz e Justin Rosenstein. In questo articolo vediamo come si utilizza e quanto può essere utile per il vostro team!
Moskovitz faceva parte del team fondatore originale di Facebook e Rosenstein era uno dei primi dipendenti di Google.
Tanti strumenti di project management sono abbastanza complicati e spesso sono utilizzati solo dai project manager, ma Asana è facile e alla portata di tutti i membri di un team, in diversi settori.
La struttura di Asana
La piattaforma può essere divisa in 4 parti:
- Organizzazione
- Team
- Progetti
- Task
Un’organizzazione che decide di usare questo strumento, può avere diversi team all’interno. Ad esempio un’agenzia di comunicazione, avrà sicuramente un team di grafici, web design e digital manager con annessi responsabili e qualcuno che lavora da freelance.
Uno dei responsabili può decidere di creare uno spazio dedicato all’organizzazione e far entrare i colleghi che a loro volta si iscriveranno con la loro mail aziendale. La mail sarà utile per vedere le task che gli altri ti assegneranno, senza accedere alla piattaforma, ma di questo parleremo dopo.
Come creare progetti su Asana
Dopo l’iscrizione dell’organizzazione e di tutti i membri, è necessario creare i progetti a cui state lavorando in azienda e dare loro diversi colori a seconda delle caratteristiche, potrai poi dare l’accesso solo ad uno specifico team o a tutti. Puoi decidere cosa mostrare anche ad ogni singolo collega.
Cosa sono le task?
Le task sono le unità di base su cui lavorare e per gestire la mole di lavoro. Possono essere cose da fare, promemoria, proposte. Chiunque può assegnare una task a chiunque e allo stesso tempo eliminarle, quindi fate attenzione!
All’inizio può essere spaventoso controllare ogni giorno il proprio calendario, tra task personali e quelle che ti assegnano gli altri.
Sì, su Asana puoi creare anche task da assegnarti per organizzare il tuo lavoro, può prendere il posto di un planner cartaceo. Ricorda per una task fatta bene è importante inserire il progetto, il titolo, la persona e la data.
Puoi vedere sempre il calendario e vedere su cosa stanno lavorando i tuoi colleghi, attenzione a cosa clicchi però, perché tutti possono eliminare le task. Ed è ora di parlarti di una cosa importante di Asana.
Quando ciò che assegni è consegnato puoi chiudere la task. Anche il collega a cui l’assegni può chiuderla però se non lo farai tu sarà sempre visibile, puoi cliccare “Mark Complete” all’interno della task e scomparirà, il materiale che vi scambiate però sarà sempre reperibile, non temere.
Perché è facile eliminare le task? Semplicemente nel profilo di un tuo collega, ci sono le sue task e chiunque può cliccare “Mark Complete” alle altre task assegnategli, anche per sbaglio, quindi stai bene attento a questo!
All’interno della task puoi aggiungere un tag: è un’etichetta che ti permette di qualificare i task (di tutti i progetti) aggiungendo informazioni come “Prioritario” oppure “Necessita di revisione” e via dicendo.
I subtask: sono le possibili suddivisioni del task, ciascuna delle quali può essere assegnata a una persona specifica. Usare i subtask è molto utile.
Gli allegati: Asana è integrato con Dropbox, Google Drive e ti permette di allegare tutto quello che ti serve per ciascuna attività prevista nel progetto.
I commenti: all’interno del task, puoi scegliere di aggiungere dei follower, persone con cui iniziare una conversazione su quella determinata attività.
Inoltre Scaricando l’estensione puoi aggiungere task su Asana direttamente dal browser.
3 motivi per cui scegliere Asana
1. Ha una bella interfaccia, semplice e pratica nell’utilizzo
2. Vista del calendario: vedere il calendario dei progetti e del team aiuta meglio l’organizzazione del lavoro tra i team
3. Facilità nel creare elenchi. Sarà tutto molto semplice con le task e le sottotask da sottoporre ai tuoi colleghi e magari anche a te stesso!
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