Il project management, letteralmente gestione di un progetto, consiste nell’applicazione di risorse e strumenti per controllare e monitorare l’andamento delle diverse attività e risorse coinvolte in un progetto, il cui fine è quello di garantire il raggiungimento dell’obiettivo prefissato.
Le due sfide principali del Project Management sono:
- raggiungere lo scopo del progetto restando all’interno dei classici vincoli (scopo, tempo e budget)
- integrare ed ottimizzare al meglio l’allocazione delle risorse necessarie a raggiungere gli obiettivi predefiniti
Ogni progetto, quindi, parte definendo le attività da svolgere e le relative mansioni assegnate ai vari partecipanti del progetto e si porta avanti attraverso tecniche di project management, il cui fine è garantire il raggiungimento di un obiettivo comune e precedentemente programmato oppure la realizzazione di un bene/servizio.
Il primo step, dopo aver preso carta e penna, è lavorare su queste 3 aree:
- Valori & Scopo del progetto
- Risorse disponibili & Attività da svolgere
- Tempi & Budget
Le attività di project management, come suggeriscono i modelli economico-aziendali, vengono svolte da una figura professionale chiamata Project Manager. Quest’ultimo si occupa dell’analisi, progettazione, pianificazione e realizzazione degli obiettivi di un progetto, gestendolo in tutte le sue caratteristiche e fasi evolutive, nel rispetto di precisi vincoli (tempi, costi, risorse, scopi, qualità) condivisi precedentemente con il team. Un buon Project Manager non solo deve garantire i risultati programmati ma è responsabile anche dei legami che si creano tra i membri del team e la loro crescita personale e professionale. A tal riguardo, è importante individuare una figura di leadership che abbia buone soft skill, ovvero competenze meno tecniche e più orientate alla motivazione ed al lavoro di gruppo.
Gli obiettivi del progetto, in genere, vengono stabiliti dal top management (CEO) ed affidati al middle management (Project Manager) che a sua volta li sviluppa in autonomia oppure con i membri del team assegnatogli. Una precisa individuazione degli obiettivi, intesi come i risultati da raggiungere alla fine del progetto, è necessaria per il conseguimento dei benefici attesi. Il modo migliore per definire un obiettivo, che sia personale oppure assegnato ad un collega o amico, è seguire un semplice ma utilissimo acronimo: SMART.
Il project management è definito anche come “l’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi”.
Questa definizione, introdotta dal Project Management Institute (PMI), rappresenta le fondamenta della PMBOK (Project Management Body of Knowledge), una guida internazionale molto nota in materia il cui scopo è quello di documentare e standardizzare le pratiche di project management. “Gli standard globali di PMI forniscono linee guida, regole e caratteristiche per la gestione di progetti, programmi e portafogli. Questi standard sono ampiamente accettati e applicati in modo coerente, aiutano te e la tua organizzazione a raggiungere l’eccellenza professionale”. La PMBOK Guide è internazionalmente riconosciuta come standard IEEE e ISO 21500:2012 per descrivere i concetti fondamentali del project management.
Questa guida descrive i concetti fondamentali del project management applicabili a un ampio ventaglio di progetti e definisce 9 aree di conoscenza e 5 macro-processi.
- Le 9 aree di conoscenza, sono:1. Gestione Ambito – Project Scope Mananagement
2. Gestione Tempi – Project Time Management
3. Gestione Costi – Project Cost Management
4.Gestione Qualità – Project Quality Management
5. Gestione Risorse Umane – Project Human Resource Management
6. Gestione Comunicazione – Project Communications Management
7. Gestione Rischi – Project Risk Management
8. Gestione Forniture – Project Procurement Management
9. Gestione Integrazione processi – Project Integration Management -
I 5 macro-processi, sono:
1. Avvio – Initiating
2. Pianificazione – Planning
3. Monitoraggio e Controllo – Controlling
4. Realizzazione – Executing
5. Chiusura – Closing
Riguardo quest’ultimo macro processo ritengo possa essere utile continuare il “Processo di Chiusura” con una fase di “Follow-up”, intesa come dar seguito alle attività/progetto appena conclusosi. Ogni attività o progetto, almeno nella teoria, si spera di portarlo avanti nel modo corretto e, dopo aver raggiunto le aspettative attese, si cerca di non farlo mai terminare e continuare, partendo proprio dalle relazioni interpersonali ed i legami che si sono creati tra i soggetti coinvolti.
Infine, come riportano numerosi fonti, volendo far un preciso elenco delle singole attività che ritroviamo nel processo di project management possiamo riassumerle in:
- Analisi e definizione degli obiettivi e degli eventi che li pilotano
- Pianificazione del lavoro in funzione degli obiettivi
- Individuazione e controllo dei rischi (risk management)
- Valutazione e pianificazione delle risorse necessarie
- Allocazione/disallocazione delle risorse
- Organizzazione del lavoro e dei processi
- Acquisizione delle risorse umane e dei materiali necessari
- Assegnazione dei task
- Direzione e coordinamento delle attività
- Misurazione dell’avanzamento del progetto (metriche di progetto)
- Analisi dei risultati ottenuti sulla base dei fatti e delle informazioni raccolte
- Definizione e controllo delle azioni correttive necessarie con rimessa del progetto in assetto con gli obiettivi
- (Ri) previsioni tempi, costi e altri indicatori del progetto
- Gestione e assicurazione della qualità
- Gestione e soluzione dei problemi(problem solving)
- Identificazione, gestione e controllo delle variazioni di scopo (change request o change control)
- Chiusura del progetto e disallocazione delle risorse
- Gestione dell’accettazione dei risultati prodotti
- Comunicazione di progetto
- Notifica dei risultati ottenuti ai committenti.
L’ultima cosa, assolutamente non per importanza, è importante affrontare ogni singola attività o progetto con amore. Solo con l’amore per il proprio progetto o lavoro, per i legami che si andranno a formare e per tutte le attività che si svolgeranno si potranno superare gli ostacoli iniziali e gioire degli obiettivi futuri. Se condividi questa teoria, se ti è piaciuto l’articolo o meno, sarei grato di avere un tuo parere.
Grazie per la lettura, alla prossima.
