Smart working: lavorare da casa ai tempi del COVID-19

Come ha sottolineato Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, «Lo Smart Working non può essere la soluzione per “bloccare” l’epidemia ma, con l’impegno di tutti, può rappresentare una misura per ridurre rischi, attenuare disagi e contenere gli enormi danni economici e sociali che questa emergenza rischia di causare. I lavoratori, e soprattutto coloro che sono già Smart Workers, devono restituire il credito di fiducia dimostrando autonomia, impegno e senso di responsabilità».

Lo smart working non può bloccare l’epidemia ma soprattutto non è la soluzione definitiva, ovviamente. È però una giusta misura per contenere e cercare di limitare i rischi del contagio del COVID-19.

Noi abbiamo preso atto di questa consapevolezza e abbiamo stilato un rigoroso programma di smart working per i prossimi giorni e finché la situazione non rientra in una condizione di normale svolgimento dell’operatività lavorativa.

Come si passa da una modalità di lavoro d’ufficio ad una modalità di lavoro smart?

Questo passaggio coinvolge indubbiamente tutta la struttura aziendale su più fronti:

Comunicazione interna: il primo problema che mi sono posta è stato come garantisco l’efficacia della comunicazione tra collaboratori?

Comunicare al giorno d’oggi è fondamentale. Dare dei messaggi chiari e precisi affinché tutto il team capisca e sia allineato su un argomento non è cosa semplice quando non puoi confrontarti di persona.

Ecco che mi è venuto in soccorso un tool utilissimo: Slack.

Con Slack abbiamo passato l’ufficio da fisico a digitale. Sul nostro nuovo workplace abbiamo ricreato il canale commerciale, quello marketing, il canale sviluppo, assistenza tecnica, recupero crediti e il canale ufficio che quello in cui ci siamo tutti e possiamo scambiare due chiacchiere in maniera meno formale e settoriale.

Slack l’abbiamo integrato con Google Drive, per gestire un planning d’emergenza stilato sul modello del nostro interno aziendale e condiviso con tutti.

Commerciale: come mandiamo avanti il programma commerciale?

In azienda avevamo programmato per questi mesi una serie di attività, soprattutto offline, che ci permettevano di coinvolgere i nostri clienti e potenziale in eventi fisici dislocati su tutto il territorio. TUTTI annullati e rimandati a “dopo il coronavirus”. Ora due sono le cose: o ci facciamo prendere dal panico e mandiamo tutti tutto all’aria oppure lavoriamo su delle soluzioni con l’aiuto degli strumenti digitali che abbiamo a disposizione.

Cavolo parliamo sempre di quanto la tecnologia abbiamo “invaso” le nostre vite su più aspetti e ora che ci può effettivamente servire per non far fermare un intero Paese non riusciamo a trovare un modo intelligente di utilizzarla? E no. Non ci sto. Per questo motivo in azienda abbiamo creato un pacchetto di video, demo degli eventi che avremmo dovuto fare fisicamente, contenuti informativi su temi e specifici prodotti che distribuiremo online grazie ai milioni di tool di webinar e web meeting.

In particolare per soccombere al problema delle conferenze o riunioni o classi ti suggerisco due soluzioni:

Skype: un classico. Già con questo e gratuitamente puoi comunicare senza problemi e confrontarti con tutto il team come se stessi in riunione.

Zoom: organizzi senza problemi un webinar di successo. Zoom ti permette di condividere lo schermo, di registrare il tuo evento online, di chattare e comunicare con i partecipanti e gestire l’aula in modo davvero efficace.

Con questo non sto dicendo che abbiamo risolto il problema economico, il mio è un invito a pensare, tirare fuori un po’ di creatività, problem solving e soprattutto coraggio. Ogni caso è un caso a sé, ti sto raccontando cosa ho fatto io sperando che possa essere uno spunto. Sono comunque a tua disposizione se hai bisogno di una mano, vuoi parlarmi del tuo caso e vogliamo fare una skype per far lavorare un po’ i cervelli, insieme ?

Assistenza tecnica: come diamo assistenza ai nostri clienti?

Qui la risposta è semplice. Per fortuna internamente già siamo organizzati con una piattaforma di assistenza online che permette ai clienti di aprire dei casi online e ricevere assistenza in modo rapido, preciso e puntuale. Questa tipologia di strumenti, che stiamo ancora oggi cercando di far diventare la normalità per i nostri clienti, non è sempre ben vista perché se ne ignora l’importanza e il ruolo che ricopre da entrambe le parti (cliente-azienda).

Per noi è ideale perché possiamo monitorare tutto, per il cliente è ideale perché ha un canale preferenziale direttamente collegato con la rete tecnica che prende in carico la richiesta rapidamente, la risolve e comunica sempre sulla stessa piattaforma la risposta.

Questo strumento in questa fase di smart working si rivela protagonista per questa area di lavoro. Alla piattaforma di assistenza abbiamo abbinato il classico cellulare aziendale, per gestire eventuali chiamate.

Amministrazione: come si gestisce un’azienda a distanza?

Nel 2020 abbiamo una cosa favolosa di cui tutte le aziende non dovrebbero fare a meno: il cloud. Una volta che tutto il sistema è in cloud non c’è nulla che non si possa gestire a distanza.

Anche se hai una piccola azienda puoi utilizzare degli strumenti che rendono di sicuro il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori più “agile”.

Vediamone qualcun altro da aggiungere ai tre che ti ho già elencato sopra ?

Dropbox Business: è molto più di un semplice spazio per l’archiviazione sicura dei file: è un’area di lavoro intelligente che riunisce team, strumenti e contenuti.

Il piano base ti costa 10€/utente mese se scegli il pacchetto annuale, 12€/utente mese se scegli il pagamento mese per mese. A Dropbox Business sono collegabili anche le applicazioni che ho citato sopra, Slack e Zoom per avere un tool completamente integrato e intelligente.

Trello: ti consente di lavorare in modo più collaborativo e fare di più. La bacheca, le liste e le schede di Trello ti consentono di organizzare e stabilire la priorità dei tuoi progetti in modo divertente, flessibile e gratificante.

G-Suite: una alternativa a Dropbox business, G-Suite è una suite di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione, offerta in abbonamento da Google. Include le diffuse applicazioni Web di Google tra cui Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar e Google Documenti.

Inutile dirti quanto queste strumenti siano necessari per lo smart working. L’abbonamento a G-Suite è meno costoso di Dropbox business. Costa circa 5€ mese ad utente la versione base e 10€ mese ad utente la versione business e 23€ la versione enterprise. A questo link trovi uno specchietto con i vari pacchetti confrontati e relative applicazioni incluse.

Google Calendar e Drive: a prescindere dal pacchetto G-Suite, questi sono due strumenti che puoi usare sempre con una semplice mail Gmail per gestire un calendario condiviso con planning delle attività, riunioni, assenze e drive per archiviare, condividere e accedere ai tuoi file in qualsiasi momento.

In sintesi, i tool che possono servirti e di cui ti ho parlato in questo articolo sono i seguenti:

• Slack, ufficio online
• Skype, riunioni, video conference
• Zoom, classi online, eventi online, web meeting
• Dropbox, tutti i tuoi file sempre con te (cloud)
• Trello, task, avanzamento lavori, liste
• G-Suite con tutto il pacchetto di Google (Drive, Documenti, Calendar in particolare). Per salvare o creare file, pianificare le attività del team con appuntamenti a calendario.

Conclusioni

Con questo articolo spero davvero di essere utile soprattutto alle PMI e professionisti che stanno riscontrando grosse difficoltà nell’organizzazione del lavoro in modalità smart.

Adottare misure di contenimento è una scelta responsabile che tutti dobbiamo fare per cercare ognuno nel nostro piccolo di contenere la diffusione di questo virus.

La tecnologia è la migliore alleata che abbiamo in questo momento. Impariamo ad utilizzarla nel migliore dei modi e non solo per condividere stories su Instagram.

Se hai bisogno di una mano o di un parere, scrivimi a laura@wehub.it oppure ci trovi su Facebook.

Sono sicura che se tutti rispettiamo le misure preventive condivise dal Governo e i consigli degli esperti supereremo presto questo momento.